Programa de Referenciação Dentária: Pacientes que Trazem Amigos

O que faz funcionar um programa de recomendação de pacientes

Os pacientes já recomendam dentistas; a questão é saber se se lembram do seu nome quando a conversa acontece. Um programa de referenciação não cria boa vontade, capta a boa vontade que já conquistou.

Quatro ingredientes fazem o trabalho pesado, e a recompensa vem em último lugar. Em alguns sítios, nem sequer pode existir.

• ✓Uma história que valha a pena contar: um resultado visível, uma urgência sem dor, uma criança que saiu a sorrir.
• ✓Um momento: pede quando o paciente está mais feliz, não quando está a pagar.
• ✓Uma ferramenta: um cartão, uma ligação, um código QR ou um vídeo partilhável.
• ✓Um agradecimento: sempre pessoal e, por vezes, com um pequeno presente onde as regras o permitam.

Verifique as regras antes de recompensar recomendações dentárias

As recompensas por recomendação são o ponto em que as boas intenções encontram a regulamentação. As regras diferem consoante o país e o pagador: códigos deontológicos profissionais, contratos de seguros, leis anticomissões para cuidados financiados pelo Estado e regras de defesa do consumidor podem aplicar-se. Alguns sítios permitem pequenos presentes que não sejam dinheiro; outros restringem qualquer recompensa ligada a uma recomendação.

Isto é orientação geral, não aconselhamento jurídico. Antes de lançar, consulte a Ordem dos Médicos Dentistas e, em caso de dúvida, um advogado da área da saúde. Estes princípios mantêm a maioria dos programas em terreno seguro:

• ✓Agradeça a todos os que o recomendam, quer o amigo marque ou aceite tratamento, quer não.
• ✓Evite dinheiro, cartões-presente e descontos em tratamentos, a menos que as suas regras os permitam claramente.
• ✓Mantenha qualquer presente pequeno, igual para todos e sem relação com o valor do tratamento.
• ✓Nunca recompense avaliações. As avaliações incentivadas violam a política do Google e muitas regras profissionais.
• ✓Pergunte ao novo paciente se pode agradecer a quem o recomendou, porque, no âmbito do RGPD, até confirmar que alguém é seu paciente conta como dado pessoal.
• ✓Nunca diga a quem recomendou que tratamento o amigo fez.

Quando pedir recomendações: os momentos que contam

O momento vale mais do que as palavras. Peça quando o paciente já está a dizer coisas simpáticas, porque aí não está a pedir um favor, está apenas a concordar com ele.

• ✓A revelação: branqueamento terminado, alinhadores retirados, facetas colocadas, o primeiro olhar ao espelho.
• ✓O alívio: o contacto de acompanhamento depois de uma urgência, quando a dor passou e a gratidão ainda não.
• ✓O elogio: o momento em que um paciente diz foi muito mais fácil do que eu esperava.
• ✓O marco: a última consulta de um longo plano de tratamento ou de um caso de ortodontia.
• ✓A visita em família: um pai ou uma mãe encantado com a suavidade com que tratou uma criança nervosa.
• ✓A pergunta: quando um paciente pergunta atendem crianças? ou poderiam ajudar o meu pai com implantes?, a recomendação já está a acontecer. Entregue um cartão.

Guiões de referenciação dentária palavra a palavra

Seja breve, caloroso e específico. Um vago fale de nós aos seus amigos esquece-se antes de chegar ao parque de estacionamento; uma situação concreta fica. Troque pelos seus próprios nomes e ligações.

• ✓Na cadeira, depois de uma revelação: Foi um prazer tratá-lo. Se conhecer alguém que anda a adiar o sorriso, adoraríamos cuidar dessa pessoa da mesma forma. Aqui tem dois cartões, um para si e outro para dar.
• ✓Na cadeira, paciente nervoso: Portou-se lindamente hoje. Se conhecer outra pessoa que tenha medo de dentistas, fale-lhe de nós. Nós não temos pressa.
• ✓Na receção: As recomendações de pacientes como o senhor significam muito para uma clínica como a nossa, por isso, se alguma vez lhe perguntarem por um dentista, agradecíamos uma menção. Prefere um cartão ou uma ligação?
• ✓Mensagem depois do tratamento: Olá Emma, obrigado por nos confiar o seu sorriso hoje. Se amigos ou familiares precisarem de um dentista, esta ligação permite-lhes marcar diretamente connosco: (ligação de marcação). A equipa da (nome da clínica)
• ✓Frase para a newsletter: O maior elogio que nos pode fazer é uma recomendação. Se conhecer alguém que precise de um dentista, reencaminhe este e-mail ou partilhe a nossa ligação de marcação.
• ✓Mensagem de agradecimento, enviada depois de o novo paciente ter concordado: Olá Daniel, um grande obrigado por nos ter recomendado. Significa muito para toda a equipa e vamos tratar muito bem o seu amigo.

15 ideias de programa de referenciação dentária para começar esta semana

Escolha três, não quinze. Um programa pequeno aplicado todos os dias vale mais do que um grande lançado numa reunião de equipa e esquecido em março.

• ✓Entrega de dois cartões: dê um cartão para guardar e outro para passar, com o nome do médico dentista e uma pequena nota manuscrita no verso.
• ✓Uma ligação pessoal de marcação: um endereço curto e um código QR impressos em cartões, acrescentados às assinaturas de e-mail e às mensagens pós-consulta e registados como origem de recomendação.
• ✓Vídeo do sorriso para partilhar: com consentimento escrito, dê ao paciente o seu próprio vídeo de antes e depois com o nome da clínica no final. Circula nos grupos de família como um cartão de visita nunca circulará.
• ✓Marcação em bloco para a família: ofereça-se para marcar os familiares seguidos, para uma só ida cobrir todos, e mencione-o na primeira consulta de cada família.
• ✓Traga um amigo: convide pacientes ansiosos a levar um amigo à consulta. O amigo vê como a consulta é tranquila e muitas vezes marca também.
• ✓Cartão de agradecimento manuscrito: enviado pelo correio e assinado pelo médico dentista, na semana seguinte à recomendação.
• ✓Agradecimento solidário: doe um valor fixo a uma causa local por cada recomendação, igual qualquer que seja o tratamento, onde as suas regras o permitam.
• ✓Quadro da equipa: registe internamente que elementos da equipa pedem recomendações e celebre o pedir, não os resultados.
• ✓Palestra no local de trabalho: ofereça uma curta palestra de saúde oral no local de trabalho, na escola ou no clube de um paciente, combinada através do paciente que o convidou.
• ✓Boas-vindas aos novos vizinhos: um folheto simpático ou uma publicação local para quem se mudou há pouco para a zona, a terminar com pergunte aos seus vizinhos por nós.
• ✓Diploma do paciente corajoso: as crianças levam-no para casa, mostram aos amigos e os pais reparam no nome da clínica.
• ✓Celebração da meta final: um pequeno canto de fotografia para o último alinhador ou a remoção do aparelho, partilhado só com consentimento, com um cartão de recomendação no saco de despedida.
• ✓Ponte entre avaliação e recomendação: quando um paciente lhe diz que deixou uma avaliação, agradeça e pergunte se alguém que conheça anda à procura de dentista.
• ✓Conteúdo para reencaminhar: responda a uma pergunta frequente por semana num vídeo curto ou publicação, para os pacientes terem algo útil para enviar a um amigo que pergunte.
• ✓Agradecimento de fim de ano: uma nota simples a todos os que o recomendaram este ano, sem classificações e sem prémios maiores para quem recomendou mais.

Recompensas éticas e ideias de agradecimento por recomendações dentárias

Um agradecimento deve parecer gratidão, não pagamento. Verifique primeiro as regras locais e depois escolha algo modesto, igual para todos e nunca ligado ao valor do tratamento.

• ✓Um cartão manuscrito do médico dentista: o agradecimento mais recordado de todos e aceitável quase em todo o lado.
• ✓Um telefonema curto ou uma mensagem de voz do médico dentista a agradecer.
• ✓Um pequeno artigo com a marca da clínica, como uma escova de dentes de qualidade, um kit de viagem ou uma garrafa de água.
• ✓Um donativo a uma instituição local em honra de quem recomendou.
• ✓Um agradecimento público apenas com a autorização expressa de quem recomendou e sem nunca nomear o paciente recomendado.
• ✓A evitar, a menos que as suas regras o permitam claramente: dinheiro, cartões-presente, tratamento gratuito ou com desconto, sorteios e tudo o que cresça com o valor do tratamento do amigo.

Como tornar a recomendação sem esforço

A maioria dos pacientes recomenda-o com gosto, mas muito poucos vão compor um parágrafo para o fazer. O seu trabalho é entregar-lhes a frase, a ligação e a imagem.

O vídeo é o mais fácil de partilhar. A DentalReels transforma um caso com consentimento num vídeo vertical com o nome da clínica no último fotograma, e a sua secção Posts inclui cartões de avaliação de pacientes que pode preencher com uma avaliação real, com autorização. Partilhado num grupo de família, isso é uma recomendação com o seu nome.

• ✓Um endereço web curto que abre a marcação no telemóvel.
• ✓Um código QR na receção, nas folhas de cuidados posteriores e no gabinete de tratamento.
• ✓Uma mensagem pronta que os pacientes possam reencaminhar, como: O meu dentista é a (nome da clínica). São ótimos com pessoas nervosas, aqui está a ligação.
• ✓Uma pergunta de como nos conheceu que peça um nome, e não apenas uma categoria.

Referenciações profissionais: especialistas, médicos e parceiros locais

As recomendações de pacientes são uma corrente; as referenciações profissionais são a outra. Médicos, pediatras, farmacêuticos, clínicas do sono, ortodontistas e cirurgiões orais encontram todos pessoas que precisam de um dentista.

1. 1

   Liste vinte nomes

   Escreva os profissionais locais que veem os seus pacientes ideais e que poderiam razoavelmente referenciar para si, ou você para eles.

2. 2

   Apresente-se de forma útil

   Envie uma carta curta ou passe por lá com um resumo de uma página do que faz, como referenciar e uma linha direta que evite a central.

3. 3

   Dê sempre feedback

   Depois da consulta de um paciente referenciado, envie uma breve atualização, com o consentimento do paciente. Fechar o ciclo transforma uma referenciação pontual num hábito.

4. 4

   Referencie bem

   Envie referenciações claras e completas, com radiografias e notas. Os profissionais lembram-se de quem lhes facilita o dia de trabalho.

5. 5

   Mantenha-o limpo

   Nunca pague nem recompense outros profissionais por referenciações; em muitos países isso é expressamente proibido.

Como acompanhar o seu programa de referenciação dentária

Se não acompanhar as recomendações, está a adivinhar. O acompanhamento também lhe diz a quem agradecer, que é metade do programa.

• ✓Pergunte a cada paciente novo quem o recomendou e registe o nome no software da clínica.
• ✓Marque os pacientes referenciados como origem para os contar todos os meses.
• ✓Anote como a recomendação começou, na cadeira, na receção, por vídeo ou por ligação, para perceber que momento funciona melhor.
• ✓Envie os agradecimentos poucos dias depois da primeira consulta, depois de o novo paciente ter concordado.
• ✓Reveja trimestralmente e dê aos pacientes que o recomendaram várias vezes um telefonema pessoal do médico dentista.
• ✓Fique atento às quedas. Uma descida nas recomendações é muitas vezes o primeiro sinal de um problema de serviço de que ninguém falou.

Perguntas frequentes

O que é um programa de recomendação de pacientes numa clínica dentária?

É uma forma estruturada de incentivar pacientes satisfeitos a recomendar a sua clínica a amigos e familiares. Normalmente inclui pedir em momentos de grande satisfação, dar aos pacientes uma ferramenta fácil como um cartão, uma ligação ou um vídeo partilhável, registar quem recomendou quem e agradecer pessoalmente. Quaisquer recompensas têm de respeitar as regras profissionais, de seguros e de privacidade locais.

É legal dar recompensas aos pacientes por recomendações dentárias?

Depende de onde exerce. Os códigos profissionais, os contratos de seguros, as leis anticomissões para cuidados financiados pelo Estado e as regras de consumo diferem consoante o país, e alguns restringem qualquer recompensa ligada a uma recomendação. Onde os pequenos presentes são permitidos, mantenha-os modestos, sem dinheiro, iguais para todos e sem relação com o valor do tratamento. Consulte a Ordem dos Médicos Dentistas antes de lançar.

Quais são boas ideias de recompensa por recomendações dentárias?

O agradecimento mais seguro e mais apreciado é um cartão manuscrito ou um telefonema curto do médico dentista. Onde as suas regras o permitam, pequenos artigos com a marca da clínica, como uma escova de dentes de qualidade ou um kit de viagem, ou um donativo a uma instituição local em honra de quem recomendou, funcionam bem. Evite dinheiro, cartões-presente e descontos em tratamentos, a menos que a regulamentação os permita claramente.

Como pedir recomendações a pacientes dentários sem ser embaraçoso?

Peça quando os pacientes já estão contentes, como depois de uma revelação do sorriso, do alívio a seguir a uma urgência ou de um elogio na receção. Seja breve e específico: Se conhecer alguém que anda a adiar o sorriso, adoraríamos cuidar dessa pessoa da mesma forma. Depois entregue um cartão ou envie uma ligação, para o passo seguinte não exigir qualquer esforço.

Como se acompanham as recomendações de pacientes dentários?

Pergunte a cada paciente novo quem o recomendou e registe o nome de quem recomendou no software da clínica, marcando recomendação como origem. Conte os pacientes referenciados todos os meses, anote que momento ou ferramenta deu origem a cada recomendação e reveja trimestralmente. Envie os agradecimentos prontamente, mas só depois de o novo paciente concordar, porque confirmar que alguém é seu paciente pode contar como dado pessoal à luz das regras de privacidade.

Pode um médico dentista oferecer um bónus de referenciação a outros profissionais?

Em muitos países, pagar ou recompensar médicos, especialistas ou outros profissionais por enviarem pacientes é proibido pelos códigos profissionais ou pelas leis anticomissões. Construa antes as referenciações profissionais com boa comunicação: apresente claramente os seus serviços, facilite o referenciar, dê feedback de cada paciente que lhe enviem, com consentimento, e referencie os seus próprios pacientes com registos completos.

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