2026年10月7日 · 9 分で読了

歯科 リコールはがき 文面と再来院：来なくなった患者を呼び戻す

歯科の患者再来院とは、リコールの時期を大きく過ぎ、次回予約もない患者さんに連絡をとり、温かく、気軽に、責める気持ちのない形でもう一度来院を促す取り組みです。患者さんは、もっとよい歯科医院を見つけたから来なくなったのではありません。多くは単に日々の生活があり、離れる月が増えるたびに戻りづらくなっただけです。このガイドは、リスト作りから連絡の順番、リコールはがきの文面例、SMSやLINEのメッセージ、電話の台本まで、使える言葉をそのまま紹介します。

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歯科のリコールと再来院の呼びかけ：何が違う？

リコールは日常業務です。検診やメインテナンスの時期が来た患者さんに連絡する仕組みで、理想は前回の来院時に次回を予約しておくことです。再来院の呼びかけは、リコールの時期を過ぎて、リコールにも反応しなくなった患者さんを呼び戻す取り組みです。

自院にとっての「中断」を定義しましょう。たとえば、最終来院から18か月以上で、次回予約がない患者さん。正確な基準より、毎月同じ基準で数えて、リストが減っているかを確認することが大切です。

  • リコール：時期が来ていて、通院の習慣がまだあり、たいていリマインドに反応する。
  • 再来院の呼びかけ：時期を過ぎていて、習慣が途切れ、たいていは個人的な招待が必要。
  • 未予約の治療：診断済みなのに予約に至らなかったもの。別リストにして、別のフォローをする。

歯科の患者さんが来なくなる理由

理由を知れば、かける言葉が変わります。医院に怒っている中断患者さんはごくわずかで、多くは忙しい、心配している、あるいはひそかに恥ずかしがっています。

  • 生活の変化：転職、出産、引っ越し、大変な一年。
  • 費用の心配、あるいは保険や加入先の変化。
  • 歯医者への恐怖、または何が見つかるかへの恐怖。
  • 恥ずかしさ：こんなに長く行っていないと、きっと怒られる。
  • 痛くないので、行く必要を感じない。
  • リマインドが古いメールアドレスや、使っていない電話番号に届いていた。
  • 誰にも伝わらなかった小さな嫌な経験：待ち時間が長い、慌ただしい診察、会計の驚き。

30分で作る、再来院の呼びかけリスト

  1. 1

    レポートを出す

    最終来院が基準より古く、次回予約がない患者さんを書き出します。

  2. 2

    リストを整える

    引っ越した方、カルテを移した方、亡くなった方、連絡を望まない旨を伝えた方を外します。電話番号とメールアドレスを、できる範囲で更新します。

  3. 3

    連絡の許可を確認する

    ケアのお知らせと営業的なメッセージは、国によって個人情報やプライバシー、同意に関するルールが異なる場合があります。日本では個人情報保護法の利用目的の範囲と、各連絡手段ごとの院内ポリシーに従ってください。

  4. 4

    グループに分ける

    メインテナンスの時期が過ぎた方、未予約の治療がある方、保定の確認時期の矯正終了者、お子さん、不安が強いと記録のある方に分けます。グループごとに、少しずつ違うメッセージにします。

  5. 5

    優先順位をつける

    最近中断した方と、診断済みで治療が途中の方から始めます。いちばん迎えやすく、多くの場合いちばん医院を必要としている人たちです。

歯科の再来院を促すリコールはがきの文面例

手紙・はがきは今でも効果があります。特に年配の患者さんや、電話番号が変わった方には有効です。短く、個人的で、実在の人物の名前で出しましょう。以下は、そのまま調整して使える文面例です。

山田 花子 様。しばらくお会いできていませんが、お元気でお過ごしでしょうか。ごあいさつを兼ねて、お便りしました。

ご都合のよいときに、検診とクリーニングにお越しいただければうれしく思います。間が空いたことをご説明いただく必要はありません。長く間をあけて戻って来られる方はたくさんいらっしゃいますし、当院で叱ることもありません。気持ちよく、お口の状態を確認することだけを大切にしています。

ご予約は、Webの予約ページ（予約リンク）、お電話やLINE（電話番号）、またはこのはがきへのご返信のいずれでも承ります。引っ越しや他院への転院をされた場合は、お知らせいただければ、記録を更新いたします。

○○歯科　院長 ○○ ほかスタッフ一同。追伸：費用や不安のことでご来院をためらわれている場合は、お電話で「佐藤」とお申し付けください。無理のない形で、ご相談に乗ります。

  • 手書きで署名するか、せめて「事務局」ではなく実在の名前を入れる。
  • 臨床的な警告や怖がらせる表現は入れない。このはがきの目的は説教ではなく、返事をもらうこと。
  • メールを希望する患者さん向けには、予約リンクをボタンにした同じ内容を送る。

歯科の再来院用SMSの台本

SMSは短いので、先頭は名前、依頼は1つ、返信しやすい方法を添えます。常識的な時間帯に送りましょう。夕食中にリコールの通知はいりません。

書き換えの例を一つ。書き換え前：「当院の記録では、定期検診の時期を過ぎております。ご連絡ください」。書き換え後：「山田さん、○○歯科の佐藤です。しばらくお会いできていないので、ご様子をうかがいたくご連絡しました。ご都合のよい日をお探ししましょうか？」。同じ内容でも、受ける印象がまったく違います。

  • やさしいあいさつ：「山田さん、○○歯科の佐藤です。しばらくお会いしていないので、検診にいらっしゃいませんか。『はい』と返信いただければ、いくつか日時をお送りします」。
  • 未予約の治療：「田中さん、院長の鈴木から、先日ご相談したクラウンの件でご連絡するよう頼まれました。歯の状態を確認するだけの短い来院はいかがでしょうか。こちらへのご返信か、お電話（電話番号）で」。
  • 不安の強い方：「佐々木さん、歯医者さんは誰にとっても楽しい場所ではないと思います。もしまた来てくださるなら、最初はお話と診察だけで、その日は治療をしないこともできます。日時をお探ししましょうか？」
  • 保護者：「鈴木さん、ゆうとくんとさくらちゃんの検診の時期です。来週は放課後の時間帯もご用意できます。続けて予約しましょうか？」
  • 最後のメッセージ：「山田さん、お知らせはこれで最後にします。引っ越しや転院をされた場合は、お知らせいただければ記録を更新します。そうでなければ、準備ができたときにいつでもお待ちしています」。

LINEでの歯科の再来院メッセージ

日本では、LINEが日常の連絡手段なので、SMSより個人的に感じてもらえることが多くなります。LINE公式アカウントで連絡してよいと同意した患者さんにだけ送り、個人のスマホではなく医院のアカウントを使い、最初のメッセージには診療内容の詳細を入れません。海外からの患者さん向けには、WhatsAppを同じ手順で使う医院もあります。

LINEなら、温かさも添えられます。スタッフが手を振る短いクリップや、DentalReelsのテンプレートで作った歯みがきのコツの動画なら、請求書ではなく、あいさつに感じてもらえます。

  • 最初のメッセージ：「山田さん、○○歯科の佐藤です。しばらくお会いできていないので、ごあいさつしたくなりました。今月、検診はいかがですか？午前と午後、どちらがよいですか？」
  • 1週間後のフォロー：「急ぎではありません。もしよければ、次に空いているのは火曜9:00と木曜16:30です。ご希望のほうを返信してください」。
  • 音声メッセージの案：患者さんが顔を知っている歯科衛生士から、20秒の音声で、自分の言葉でごあいさつして来院を誘います。

歯科の再来院を促す電話の台本

顔の見える名前からの電話は、どんな自動メッセージにも勝ります。時間帯を変えてかけ、短い留守電を残し、患者さんが叱られたと感じることがないようにしましょう。

  1. 1

    温かく切り出す

    「山田さんでしょうか。○○歯科の佐藤です。今、1分ほどよろしいですか？」

  2. 2

    電話の理由を伝える

    「しばらくお会いできていなかったので、お変わりないかご連絡しました」。

  3. 3

    耳を傾ける

    理由を話してくれたら、受け止めます。「そうでしたか。そういう一年だった方、多いんですよ」。

  4. 4

    壁を取り除く

    費用：「まず検診で今の状態を確認して、そのうえで選択肢をご説明します」。不安：「長めの予約にして、ペースに合わせて進めますね」。恥ずかしさ：「実は、よくあることなんです。ここで叱られることはありませんよ」。

  5. 5

    日時を2つ提案する

    「火曜の9時か、木曜の4時半はいかがでしょう？どちらがよいですか？」

  6. 6

    やさしい留守電を残す

    「山田さん、○○歯科の佐藤です。ごあいさつと、ご都合のよいときの検診のご予約のお手伝いのお電話でした。お送りしたメッセージへのご返信か、お電話（電話番号）でどうぞ。よい一日を」。

4回の連絡で行う、歯科の再来院キャンペーン

1回のメッセージはリマインド、短く礼儀正しい連続した連絡がキャンペーンです。患者さんが返信した、予約した、停止を求めた時点で、すぐに止めましょう。

  1. 1

    1週目：はがきまたはメール

    再来院のはがきを、グループごとに個人向けにして送ります。

  2. 2

    2週目：SMSまたはLINE

    はがきに触れた短いメッセージで、日時を2つ提案します。

  3. 3

    3週目：電話

    名前のあるスタッフが、できれば患者さんが会ったことのある人がかけます。留守電は最大1回。

  4. 4

    6週目：最後のやさしいメッセージ

    最終メッセージを送り、患者さんを「休眠」に分類して、毎月ではなく年1回のごあいさつに切り替えます。

  5. 5

    毎月：レポートを再度出す

    再来院の呼びかけは一度きりの企画ではなく、習慣です。新たに離れていく患者さんが毎月いるため、リストには定期的な担当者が必要です。

戻りやすくして、リコールの仕組みを直す

患者さんを呼び戻すのは仕事の半分で、戻ったときの来院が、通い続けるかを決めます。そして、離れていくきっかけとなったリコールの穴を直しましょう。

  • 予約表に再来院の患者さんの印をつけ、全員が名前で温かく迎える。
  • 「ずいぶんご無沙汰でしたね」「もっと早く来ればよかったのに」といった言葉は禁止する。
  • 問診の更新、新しい写真、画面を見せながらの落ち着いた所見の説明のために、余裕のある時間をとる。
  • すぐ対応が必要なものと待てるものを整理し、計画が無理なく感じられるようにする。
  • 帰る前に次回を予約し、実際に見てもらえる手段でリマインドする。
  • 来院のたびに電話番号とメールを更新し、次回予約のない患者さんを毎週見直す。
  • 再来院の取り組みは簡単に記録する：連絡した人数、返信した人数、予約した人数を、毎月。

よくある質問

歯科の患者再来院とは何ですか？
リコールの時期を大きく過ぎ、次回予約もない患者さんを見つけ、はがき、SMS、LINE、電話で再来院を促す取り組みです。日常のリコールとは違い、習慣が途切れた患者さんには、費用、恐怖、恥ずかしさに寄り添う、個人的で責めない招待が必要になります。
歯科の再来院用のはがきは、どう書けばいいですか？
短く、温かく、個人的に書きます。あいさつをして、間が空いたことを責める言い方は避けつつ検診に誘い、リンク、電話番号、返信方法で予約しやすくし、引っ越した場合は知らせてもらうよう伝えます。実在の名前で署名し、追伸で費用や不安の相談に乗ることを添えるとよいでしょう。
休眠している歯科の患者さんには、どのくらいの頻度で連絡すべきですか？
はがきまたはメール、1週間後にSMSまたはLINE、翌週に電話、数週間後に最後のやさしいメッセージ、という簡単な流れがうまくいきます。患者さんが返信、予約、停止の希望を伝えたら、すぐに止めましょう。そのあとは休眠として、毎月のリマインドではなく、年1回のごあいさつにします。
歯科のリコールと再来院の呼びかけは、何が違いますか？
リコールは、検診やメインテナンスの時期が来た通院中の患者さんへのお知らせで、理想は事前に予約済みであること。再来院の呼びかけは、長くリコールに応じず、次回予約もない患者さんが対象です。リコールは自動化された日常業務、再来院は名前のあるスタッフからのはがきや電話など、より個人的で、壁を取り除くメッセージが中心です。
歯科の再来院にLINEやSMSを使ってもよいですか？
患者さんがその手段での連絡に同意しており、個人情報やプライバシーに関する地域のルールに従っていれば可能です。医院の公式アカウントを使い、最初のメッセージには診療内容を入れず、返信しやすくしましょう。名前と候補の日時を2つ添えた短い個別のメッセージは、「期限が過ぎています」という通知より、やさしく感じられます。
歯科の再来院の取り組みは、どう効果を測りますか？
連絡した中断患者数、返信した人数、予約して来院した人数を、グループごと・連絡手段ごとに記録します。患者さんが来なかった理由も書き留めましょう。毎月比べることで、自院に合うメッセージと手段がわかり、患者さんが離れていく原因となったサービス上の課題も見えてきます。

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